Avoir une assistante personnelle peut être incroyablement utile pour gérer vos tâches quotidiennes et vous libérer plus de temps. Trouver l’assistant personnel idéal nécessite de savoir exactement quel type de personne conviendrait le mieux. Elle est adaptée à votre style de vie et à vos exigences professionnelles. Une assistante personnelle fiable peut rendre la vie plus facile et plus efficace. Mais comment choisir la bonne assistante personnelle ? Quelles qualités doit-elle posséder pour être considéré comme fiable ?
Les points à rechercher chez une assistante personnelle
Lorsque l’on recrute une assistante personnelle, il y a ceux qui pensent : « Mon assistante personnelle doit être jolie et faire preuve de complicité avec la direction ». Mais en vérité, la tâche de ce genre de personne est plus ardue qu’il ne paraisse. Elle doit faire preuve de fiabilité et être digne de confiance. Elle peut gérer n’importe quelle tâche confiée sans hésitation ni inquiétude. Vous devez dans ce cas trouver une personne qui peut gérer en partie votre tâche. Être assistante personnelle, c’est être en mesure d’aider un leader à gérer les multiples taches qu’il faut pour qu’une société marche.
– Qu’est-ce qui fait la fiabilité d’une assistante personnelle ?
Une assistante doit être en mesure de décider sur quelque chose d’important quand vous êtes absent. Pour cela, l’assistante doit connaître la priorité de votre entreprise. Elle doit également être capable de répondre à vos clients et établir un rendez-vous selon votre emploi du temps. C’est une personne qui se charge également de vous rappeler vos rendez-vous professionnels. Trouvez quelqu’un qui possède les qualifications nécessaires, mais qui possède également des caractéristiques particulières. Elle doit faire preuve de professionnalisme, de discrétion, de flexibilité et une capacité à résoudre les problèmes qui sont essentielles.
– Le professionnalisme
Une attitude professionnelle est essentielle pour réussir en tant qu’AP. Cela signifie qu’elles doivent avoir d’excellentes compétences en communication. Une bonne organisation est primordiale ainsi qu’une ponctualité. Elles doivent être capables de gérer n’importe quelle situation avec sang-froid et grâce. Votre PA doit avoir de bonnes compétences organisationnelles afin de pouvoir suivre tous vos rendez-vous, délais. En même temps, elle a à gérer efficacement sa propre charge de travail. C’est une aptitude qui n’est pas à la portée de tous, car cela requiert une méthode presque infaillible. Chaque faux pas peut en effet nuire à conclure un gros contrat.
– La discrétion
Il est important que votre AP comprenne l’importance de la discrétion. Il s’agit peut-être d’informations sensibles ou de conversations entre vous et d’autres personnes ou organisations. Elles doivent également savoir comment garder les questions confidentielles privées à tout moment.
– La flexibilité
Votre PA doit être suffisamment flexible pour s’adapter rapidement si les plans changent. Certaines tâches peuvent nécessiter une attention urgente en dehors de leurs heures normales de travail. Être capable de penser debout est la clé ici.
– Une capacité à résoudre les problèmes
Avoir des compétences en résolution de problèmes permet à votre assistante particulière d’anticiper les problèmes potentiels. Et cela, avant qu’ils ne surviennent pour pouvoir proposer des solutions créatives, si nécessaire sans recevoir d’instructions directes de votre part. Cela vous allège de certains poids quand quelque chose survient de manière inattendue en votre absence.
Que fait un assistant personnel ?
Une assistante personnelle est chargée de gérer les tâches, d’organiser les horaires, de gérer la correspondance de leur employeur. De manière générale, elles sont censées être capable de gérer plusieurs calendriers et coordonner les réunions entre différentes parties. Cela comprend la coordination des préparatifs de voyage si nécessaire. De plus, elles peuvent avoir besoin de rédiger des lettres ou des mémos à la demande de leur employeur. Enfin, l’assistante personnelle doit être disposée et capable d’aider partout où cela est nécessaire dans des limites raisonnables. Cela pourrait inclure des courses telles qu’aller chercher des articles pour le besoin personnel de l’employeur. Ces tâches peuvent leur être confié occasionnellement, même pour les membres de la famille de leur patron.
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