Le choix de l’externalisation de l’archivage est bien plus qu’une simple tendance, c’est un réel atout pour les entreprises privées ou publiques de déléguer une partie ou la totalité de la gestion de leurs archives à un prestataire extérieur (tiers-archiveur). Surtout, si leur déménagement se présente comme une opération délicate. Tâche qui pourrait être traitée en interne, mais nous verrons que la volonté de rationaliser les coûts d’archivages et l’optimisation des espaces de travail en vue de développer la productivité des entreprises, conduisent leurs dirigeants à externaliser leurs documents d’archives. Tout en mesurant le pour et le contre de cette alternative, ils en arrivent à apprécier les avantages et les réticences qu’elle suscite à première vue.
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Qu’est–ce que l’externalisation ?
Lorsqu’une entreprise souhaite déménager, de manière temporaire ou définitive, l’externalisation des archives devient alors une solution à la fois économique et pratique. Elle consiste tout simplement à faire appel à un tiers-archiveur qui va prendre en charge la gestion et le stockage d’une partie ou de la totalité des archives.
Quelle sont les principales raisons d’externaliser ?
Les entreprises font le choix de l’externalisation pour diverses raisons.
En voici les principales :
• Il est dans l’intérêt des entreprises publiques comme privées d’externaliser leurs archives, lorsqu’elles ne disposent pas suffisamment de taille et de personnel pour organiser et gérer en interne un service d’archivage capable de fournir une gestion globale des archives
• En cas de déménagement, précisément, c’est le prestataire qui se chargera de prendre en charge le transfert du fonds d’archives en toute sécurité comme sa réinstallation dans le nouveau local et dans les meilleures conditions, c’est le moment de faire appel à un spécialiste !
• Surtout, pour les documents sensibles et confidentiels qui nécessitent une attention, un suivi et un traitement tout particulier afin d’éviter tout risque de dégradation, de perte ou de vol
• C’est aussi un choix économique confortant durablement cette solution qui reste avantageuse
Il reste à vaincre certaines réticences peu fondées, mais véritable frein à l’externalisation des archives : la crainte de perdre la maîtrise de ses archives. Dans les faits, c’est le contraire qui se passe. Faire appel à un spécialiste donne un surcroît de contrôle sur ses archives, bien classées, dans de bonnes conditions et consultables à tout moment.
C’est pourquoi, les entreprises de tiers-archivage proposent des services personnalisés visant à appliquer les bonnes pratiques de l’archivage, la gestion et la conservation de l’ensemble des documents qui leurs sont confiés. Leur expertise et leur savoir-faire en la matière, leur permet de répondre aux exigences et aux besoins de chaque client. Elles ont développé une solide expérience qui leur permet de considérer chaque situation dans sa problématique propre (frais de gestion, frais de stockage liés aux tarifs de l’immobilier, optimisation des espaces en bureaux de travail pour accroître la rentabilité…).
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L’externalisation, une démarche possible et courante
Jusqu’en 2008, il n’existait pas de cadre légal ni réglementaire pour l’externalisation des archives publiques (art. 5 de la loi du 15 juillet 2008 ; décret d’application du 17 septembre 2009, repris dans le Code du patrimoine : art. L212-4 et R212-19 à 31). Les producteurs d’archives publiques peuvent désormais gérer leurs archives publiques, courantes et intermédiaires, auprès des personnes physiques ou morales agréées à cet effet, sous le contrôle scientifique et technique des Archives de France. L’agrément et la déclaration préalable sont les formalités administratives qui conditionnent cette opération
L’externalisation des archives devient une démarche courante pour les entreprises qui souhaitent s’implanter dans de nouveaux locaux. Elles font de plus appel à des sociétés de tiers archivage pour y parvenir en toute sérénité. Que ce soit pour les archives physiques ou numériques, les services d’externalisation comprennent :
● Le tri, le classement, le conditionnement des archives à venir chercher puis à conserver dans un nouveau local dédié
● Le déplacement des archives planifié et programmé
● La destruction de certains documents inutiles
● La facilité d’accès et de consultation des archives ; leur numérisation permet également de réduire les déplacements
Avec une société spécialisée dans la gestion des archives et de leur externalisation, les documents archivés seront toujours classés, ordonnés et conserver dans de bonnes conditions.
Bien définir le périmètre des archives à externaliser
En amont du processus d’externalisation, il est conseillé pour les entreprises qui font ce choix stratégique de gestion des archives de bien délimiter le périmètre des archives à transférer, de définir clairement les personnes autorisées à les consulter et par conséquent de bien se renseigner sur les durées légales de conservation à appliquer selon la nature de chaque document d’archives concerné.
Conclusion : quels en sont les principaux enjeux ?
Malgré le frein psychologique qui peut être ressenti par les dirigeants qui hésitent encore à externaliser leurs archives, l’externalisation présente de nombreux enjeux qui incite plus d’un à prendre le pas. Confier ses archives à une entreprise experte de l’archivage, c’est garantir une conformité et une maîtrise des risques en matière de conservation légale des documents. La bonne gestion des documents d’archives permet de perpétuer le patrimoine documentaire de l’entreprise. L’optimisation des coûts qu’ils soient liés à l’utilisation des locaux ou la gestion des archives est tout aussi assurée. Surtout, si les entreprises cherchent à libérer de l’espace pour se consacrer pleinement à leurs activités et réduire par conséquent leurs charges sur des mètres carré inutilement occupés.
