3h07 par jour : c’est la durée moyenne que l’on passe en réunion professionnelle ! C’est ce qu’une étude de la société Perfony a révélé. À l’échelle d’une carrière, cela représente près de 27.000 heures, soit 16 années. L’apparition du terme « réunionite » en est la parfaite illustration ! Si toutes les réunions étaient utiles et efficaces, ce phénomène ne poserait pas de réel problème. Or, il s’avère qu’elles ne le sont pas toujours ()… D’ailleurs, 95% des cadres français estiment que des meetings mieux organisés aideraient les entreprises à être plus performantes et plus rentables. Voici donc 5 conseils pour organiser des réunions plus productives !
1. Établir un ordre du jour clair
Pour commencer, une réunion ne peut être productive que si elle est réalisée avec un objectif précis. Il ne s’agit pas d’une simple rencontre pour discuter de choses et d’autres, sans réel but. Au contraire ! Souvenez-vous que les participants libèrent une partie de leur temps et laissent leurs tâches en suspens pour assister au meeting. Celui-ci ne doit donc pas être vain.
Une bonne pratique consiste à définir un ordre du jour clair pour chaque réunion. Fixer un objectif évitera les discussions stériles. Concrètement, listez les points à aborder durant la rencontre et estimez la durée nécessaire pour chacun. Cela vous permettra aussi d’évaluer la durée totale de la réunion.
Et surtout, restez réaliste : mieux vaut limiter le nombre de sujets, car la productivité a tendance à diminuer lorsque les tâches se multiplient. Enfin, veillez à suffisamment cibler les sujets, pour mieux cadrer les débats et éviter les digressions.
2. Convier uniquement les personnes concernées
Ensuite, un autre point important est de ne convier que les personnes qui sont réellement concernées par la rencontre. Sachez que 88% des gens se sentent inutiles en réunion. Et 47% des cadres ont même déjà inventé une excuse pour ne pas assister à un meeting.
Dans les faits, si une personne a le sentiment d’être inutile au cours d’un meeting, c’est certainement parce qu’elle n’aurait pas dû y participer. Pour éviter des pertes de temps, il est donc important de sélectionner soigneusement les participants, en fonction des sujets à traiter. Une autre bonne raison de bien identifier l’ordre du jour !
Puis, envoyez l’agenda établi à chaque invité. Ainsi, chacun en prendra connaissance à l’avance et pourra se préparer avant la rencontre. Cette étape permet aussi de valider, voire adapter les sujets si besoin. En complément, pensez aussi à informer tous les participants de la date et du lieu du meeting, assez longtemps en avance.
3. Bien cadrer la réunion
Par ailleurs, une réunion ne saurait être efficace qu’à condition d’être correctement cadrée.
Le mieux est d’abord de fixer quelques règles simples, que devront suivre tous les participants :
– Arriver à l’heure en réunion: les retards sont une des principales causes du manque de productivité des meetings.
– Respecter la parole de chacun: tout participant peut intervenir pour donner une idée ou faire une remarque constructive. Et les autres doivent l’écouter, respecter son temps de parole.
– Pas de discussions en aparté: cela évite les nuisances sonores, les digressions et les informations manquées (entraînant souvent des répétitions).
– Ni téléphone, ni tablette, ni PC : chaque entreprise a sa propre politique en la matière, mais mieux vaut réduire au maximum les distractions liées à l’électronique.
– Annoncer la durée totale de la réunion… et s’y tenir. Pour information, une étude de l’entreprise Atlassian a établi que la durée idéale pour une réunion était d’environ 37 minutes. Court mais efficace !
Et pour aider à la bonne application de ces règles, vous pouvez même attribuer des rôles aux participants. Dès le début, nommez donc :
– Un meneur pour cadrer le meeting selon l’ordre du jour.
– Un gardien du temps pour chronométrer les discussions (un temps limité stimule la productivité et les idées, tout en limitant les déviations).
– Un scribe pour rédiger le compte-rendu de la réunion.
4. Avoir le matériel nécessaire
Ensuite, une réunion professionnelle ne peut être productive que si tous les participants de la réunion ont le matériel nécessaire. Pas question de venir les mains dans les poches ! Notamment, il est préférable que les gens puissent prendre des notes.
Si vous souhaitez que les participants aient le matériel de base pour prendre des notes, vous pouvez le leur fournir. À ce niveau, une bonne pratique consiste à mettre des blocs-notes et des stylos à disposition des personnes conviées.
Pour cela, le mieux est d’opter pour les objets publicitaires, aux couleurs de l’entreprise. Vous en trouverez par exemple sur le site https://www.maxilia.fr/. Ces cadeaux d’affaires feront plaisir aux participants, qu’ils soient internes ou externes à la société. De plus, ce type de cadeau d’entreprise aide aussi à augmenter votre visibilité, puisque les personnes réutiliseront certainement votre bloc-notes et votre stylo en dehors de la réunion !
5. Récapituler les décisions prises
Enfin, puisque votre réunion doit atteindre un ou plusieurs objectifs, il est important de récapituler ce qui a été décidé. Plus précisément, vous devez passer en revue toutes les décisions prises au cours de la rencontre.
Le cas échéant, c’est également le moment de rappeler l’attribution d’éventuelles tâches aux participants. Et fixez une date pour votre future réunion, si besoin.
Enfin, veillez à ce que tous les participants reçoivent le compte-rendu quelques jours après la rencontre.
Conclusion
En appliquant ces quelques bonnes pratiques, vos réunions de travail seront bien plus efficaces et productives !
