École de formation professionnelle, formation en animation.
L’école d’animation et de communication Stéphan Roy vous propose une chronique sur les outils de communication. Aujourd’hui, l’animation de réunion.
Souffrez-vous de « réunionites aiguës »?
Il y a des dirigeants qui sont des spécialistes dans l’organisation de réunions interminables et désorganisées.
Une réunion, pour être efficace, doit être bien structurée et planifiée d’avance!
D’abord, assurez-vous d’avoir un objectif clairement identifié. Pourquoi j’appelle les gens en réunion? Qu’est-ce que je souhaite faire ressortir lors de cette rencontre? Qui devrait y participer?
Une fois que nous avons les réponses à ces questions, on structure l’ordre du jour et on prépare l’envoi aux différents invités avec les instructions pour les dossiers à préparer et pour le qui fait quoi?
Il m’est arrivé de coacher des dirigeants qui faisaient des réunions avec un ordre du jour remis au moment de la réunion, donc les gens n’étaient pas préparés. De plus, quelques-uns des intervenants qui y assistaient, n’étaient même pas concernés!!!
Pour faire suite aux étapes de préparation, il faut s’assurer de déterminer le meilleur moment pour la rencontre et la durée. Ce dernier élément est à peu près jamais respecté ou très souvent mal évalué. Pourtant, on dit souvent que le temps est de l’argent…
Abordons maintenant la réunion. Dès le début, après le mot de bienvenue, nous pouvons mentionner le thème ainsi que l’objectif à atteindre. Exemple : la rencontre d’aujourd’hui porte sur le service à la clientèle et spécifiquement sur l’amélioration à apporter afin d’être plus rapide dans nos livraisons. Notre objectif : à la fin de la rencontre, nous aurons une méthode bien établie afin d’être plus rapide pour livrer notre produit.
Comme les participants sont préparés, qu’ils ont en main l’ordre du jour et les attentes du directeur, ils arriveront avec des idées, des pistes de solution et la rencontre sera productive!
Deux joueurs importants
Chaque réunion doit avoir son animateur et son chronométreur!
L’animateur dirige les participants et s’assure du respect entre les intervenants de même que de l’ordre du jour. Il peut aussi ramener les gens lorsqu’il y a des débordements et permettre à tout le monde de parler, chacun à son tour.
Le chronométreur de son côté s’assure que le temps est respecté et il prévient les participants du temps qu’il reste. Si avec l’ordre du jour, vous avez déterminé un temps pour chaque sujet, il s’assurera que celui-ci est bien atteint.
En aiguillant les participants en cours de route, le rythme va ainsi s’installer et la dynamique de la rencontre sera enrichissante.
Il peut être intéressant de noter tout ce qui est abordé lors de la réunion, question, de ne pas perdre d’information et de faire parvenir un résumé à tout le monde, dans les heures qui suivent la rencontre.
Une réunion doit avoir lieu lorsqu’un ou plusieurs points doivent être discuter ou débattus en groupe. Ce genre de travail ne se fait pas par téléphone et encore moins par courriel.
Bien évidemment, il y a plusieurs types de réunion. La réunion d’information où il n’y a pas beaucoup de discussions ou d’échanges, c’est surtout pour transmettre un message. Donc il y a une personne qui donne l’information et les autres écoutent.
Il y aussi les rencontres de travail, les réunions d’équipe, les comités de direction, etc.
En terminant, une bonne rencontre bien préparée une fois par semaine vaut bien mieux que des rencontres improvisées tous les jours!
Bonne réunion!
Votre coach,
Stéphan Roy
L’école d’animation et de communication Stéphan Roy
514 947-3475
Coaching afin de développer des outils de communication
