Bravo! Vous avez décidé de déléguer une partie ou la totalité de la gestion technique et administrative de votre entreprise pour libérer du temps afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus: le développement des affaires, la famille et les loisirs.
De nos jours, il y a de plus en plus de professionnelles en soutien administratif virtuel qui s’affichent et c’est tant mieux même s’il semble y en avoir plusieurs qui ont décidé de démarrer une entreprise sans expérience croyant pouvoir y faire fortune. Mais ça, c’est un sujet pour une autre chronique…
Comment trouver quelqu’un de compétent? Comment être certain de trouver la perle rare? Qu’est-ce qu’il faut savoir avant de s’engager avec une adjointe virtuelle ?
Les pistes suivantes (résultat de huit ans d’expérience et de contacts réguliers avec des adjoints virtuels (Virtual Assistants) du Canada, des États-Unis et d’Australie) vous aideront à gagner du temps dans votre recherche. Après tout, c’est justement pour gagner du temps que vous chercher le bon collaborateur!
Avant même de commencer à chercher quelqu’un, vous devez prendre le temps d’évaluer vos besoins afin de maximiser le temps lors de la consultation. La plupart des adjointes virtuelles vous offriront de faire une consultation pour déterminer si vous êtes faits pour collaborer ensemble.
Préparez-vous!
Pensez à votre entreprise de façon générale… Comme les meilleures adjointes virtuelles ne s’en tiennent pas qu’à l’aspect administratif de l’entreprise, votre adjointe virtuelle peut devenir votre bras droit, si vous lui en laisser la chance. Les questions suivantes vous aideront à vous préparer tout en vous permettant de réfléchir à votre situation actuelle.
1. Quels sont vos objectifs à court terme?
2. Quels sont vos objectifs à moyen terme?
3. Qu’est-ce que vous aimez de votre travail?
4. Qui sont vos meilleurs clients?
5. Quelle tâche vous plait le moins?
6. Comment voyez-vous votre collaboration avec un adjoint virtuel?
Quoi rechercher ? Quelles sont les caractéristiques communes des meilleures adjointes virtuelles?
- Elles ont déjà de l’expérience en soutien administratif. Elles ont été employées pendant plusieurs années (au moins trois ans) dans un poste où elles assumaient plusieurs responsabilités administratives.
- Elles font parties d’un réseau de professionnelles en soutien administratif virtuel. En plus du RPSAV, il y a d’autres réseaux anglophones où vous pourrez trouver des collaboratrices bilingues. Vous pouvez visiter le CVAN, le CVAC et IVAA. Le fait qu’elles fassent partie d’un réseau démontre, pour la plupart, qu’elles ont l’esprit de collaboration et qu’elles ont accès à des ressources. De plus, les membres s’engagent à respecter un code de conduite. Sans être une garantie, ceci peut vous rassurer quant au respect de votre confidentialité.
- Elles sont capables de démontrer la qualité de leur travail en fournissant un ou plusieurs des éléments suivants : un site Internet, des exemples de documents qu’elles ont créés, des références de clients ou encore des témoignages.
- Elles sont déterminées à apprendre et participent à différents programmes de formation en bureautique, technologie du Web ou précisément en soutien administratif virtuel.
- Ce sont des entrepreneures et non des employées. Elles dirigent leur propre entreprise, sont responsable de leur marketing et de la gestion.
Vous pouvez également poser les questions suivantes lorsque vous les « rencontrerez » au téléphone pour une consultation si l’information n’est pas déjà fournie sur leur site Internet. Prenez le temps de bien lire le contenu de leur site Internet… si elles en ont un.
- Depuis quand êtes-vous adjointe virtuelle ?
- Quelle est votre expérience ?
- Avez-vous suivi une formation pour devenir adjointe virtuelle ?
- Avez-vous suivi d’autres formations pertinentes au soutien administratif virtuel ?
- Combien de clients avez-vous en ce moment ?
- Puis-je contacter certains de vos clients pour des références ?
- Assurez-vous une confidentialité à toute épreuve ?
- Quel est votre tarif ?
- Qu’est-ce que votre tarif inclut ?
- Qu’est-ce que votre tarif n’inclut pas ?
Enfin, observez comment vous vous sentez en discutant avec cette personne. Votre adjointe devra connaître votre entreprise et c’est important que la personne que vous choisirez pour ce rôle convienne à votre style de communication et que vous vous sentiez confortable et en confiance.
