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Réussir l’organisation de votre concert en quelques points

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Comment organiser un concert et ne pas devenir fou en le faisant ? Que vous soyez un novice ou un planificateur d’événements expérimenté, il existe peu de types d’événements plus intimidants qu’un concert. Que ce soit une énorme performance dans un stade ou un petit concert dans un pub, un concert est une affaire complexe dans laquelle un timing et une planification précis sont essentiels. Pour vous aider, voici quelques astuces.

Commencez par votre objectif

Pourquoi organisez-vous le concert ? Est-ce pour une collecte de fonds ? Est-ce une façon d’inaugurer un lieu comme un bar, un pub ou un club ? Voulez-vous présenter de nouveaux talents en ville ? Ou fait-il partie d’un événement plus important tel qu’un festival ?

Par la suite, trouver les artistes pour pouvoir concevoir les billets. En ce sens, pour faciliter la vente, des experts peuvent vous aider, comme Cityvent sur twitter. Décidez quels artistes vous voulez jouer lors de votre concert. Vous aurez normalement besoin d’un ou plusieurs actes principaux et d’un ou plusieurs actes d’ouverture. La règle de base, c’est que les artistes les plus célèbres ou éminents doivent se produire à la fin du spectacle, et les noms moins connus ou nouveaux doivent se produire au début. Vérifiez les dates de disponibilité pour tous les artistes et notez les dates possibles lorsque tous sont disponibles. Si votre budget ne permet pas de grands noms, essayez autant que possible d’obtenir des artistes locaux, d’économiser sur les frais de transport et d’hébergement.

Le lieu et la date

Une fois que vous savez qui se produira, vous pouvez choisir la salle de concert. Le lieu devrait refléter la taille potentielle de l’événement et le potentiel des artistes ou groupes de le « remplir ». Il vaut mieux avoir un lieu de 300 personnes rempli à sa capacité maximale, que l’un des 5000 sièges dont la moitié est vide. Si l’objectif principal de votre concert est l’inauguration de la salle, cette étape est bien sûr plus facile, et le choix se ferait dans l’autre sens : vous choisirez les artistes qui correspondent le mieux à votre salle en termes de genre et de capacité à le remplir. Si le lieu est à l’extérieur, ayez un plan de secours en cas de pluie.

Quant à la date, elle doit correspondre à la disponibilité du lieu et des artistes, et prévoir suffisamment de temps pour l’organisation et la promotion. Idéalement, il n’y a pas d’autres événements importants à la date que vous avez choisie, et c’est pendant le week-end. Choisissez et réservez la date quelques mois à l’avance pour un petit concert. Pour une grande affaire, mettant en vedette de grands noms, ayant besoin de vendre des milliers ou des dizaines de milliers de billets, réservez la date jusqu’à un an à l’avance.

Le budget

Calculez vos finances : définissez le budget de votre événement, établissez des prévisions de vente de billets, définissez le prix de votre billet en fonction de ceux-ci et voyez si vous avez besoin d’autres sources de financement telles que des sponsors et la vente de marchandises. En ce qui concerne les billets, des professionnels en la matière comme Cityvent sur twitter  peuvent vous aider.

Et pour le côté de la logistique, réservez et louez du matériel de scène (lumières, son et une scène réelle si le lieu n’en a pas déjà un). Cela implique également la mise en place pour les coulisses, les vestiaires des artistes, la restauration, la satisfaction des besoins spéciaux.

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