La meilleure méthode pour gagner du temps, c’est de ne pas en perdre. Il est donc étrange de faire usage d’outils tellement inadaptés qu’ils nous paralysent au lieu de nous libérer.
Partie 3 : Comment repérer ces outils contre-productifs ?
• Tenteriez-vous de couper un arbre à l’aide d’un simple canif ?
• Pensez-vous qu’une tondeuse à gazon soit idéale pour cirer le parquet ?
• Envisageriez-vous de battre le record du 100 mètres haie en hauts talons ?
Vous trouverez certainement ces questions absurdes. Pourtant, des millions de gens utilisent chaque jour des outils inadaptés pour réaliser leur travail. Par méconnaissance ? Par défi ? Ou le plus souvent par manque de moyens financiers.
Ce genre de situation, bien plus fréquente qu’on l’imagine, est source de déconvenues majeures : inefficacité, énervement, stress, mise en danger, accidents (parfois mortels), et toujours de gigantesques pertes de temps.
Car, s’il est facile de critiquer le monde matérialiste dans lequel nous vivons aujourd’hui, il faut reconnaître un point positif : notre époque nous offre quantité d’outils magnifiques qui peuvent nous faire gagner un temps précieux, s’ils sont utilisés à bon escient.
La modernité fait parfois peur, mais refuser par principe l’évolution technologique n’est plus une option. Qui peut encore brasser des milliers de petites fiches en bristol pour gérer son stock ? Qui espère rester compétitif en correspondant par lettres et en snobant les e-mails ? L’accès immédiat à la culture de l’humanité en quelques clics supplante la recherche manuelle dans des livres, pas toujours disponibles. Pourquoi perdre son temps (et de la place, et de la pollution carbonée) avec des annuaires téléphoniques obsolètes à peine imprimés, alors que la consultation en ligne donne accès à l’information up-to-date ?
Les métiers manuels nécessitent un outillage adapté afin de garantir un travail de qualité dans les meilleures conditions de sécurité et sans perte de temps injustifiée. Faire monter des tuiles sur un toit, une par une, à pied sur une échelle brinquebalante serait inconcevable. Outre l’épuisement total avant de commencer la toiture, et les dangers de chutes mortelles, le temps nécessaire pour un tel chantier le rendrait économiquement non rentable.
Investir dans un élévateur rend la chose possible, l’aspect pénible est évacué, la sécurité est au rendez-vous et les hommes de métier peuvent se concentrer sur leur savoir-faire.
Les métiers de bureau n’échappent pas à la règle. Les outils informatiques performants, le matériel bureautique pratique, un mobilier ergonomique sont autant de facteurs de réussite, car ils réduisent les obstacles multiples au plein accomplissement de votre mission.
L’aspect économique est très souvent prétexté pour ne pas s’équiper correctement. Excuse toute trouvée pour les nombreuses personnes qui n’osent pas admettre leur peur du changement, de la nouveauté, et totalement infondée, tant il est facile de démontrer que ces investissements sont généralement amortis sans délai grâce aux gains de temps substantiels qu’ils génèrent.
Attention cependant de ne pas sombrer dans l’extrême inverse et dilapider ses moyens pour le gadget dernier cri, par fanfaronnade, pour suivre la mode ou pour se montrer plus « In » que le concurrent, si le gain de productivité n’est pas au rendez-vous.
Comment repérer les outils productifs ? C’est très simple. Il faut avoir à l’esprit 3 critères :
1) Laissez de côté l’impact émotionnel qui ne fera que brouiller votre vision des choses. Ne tenez pas compte de l’envie ou, au contraire, de la peur de la nouveauté.
2) Évaluez les côtés négatifs. Mais oui !!! Il y en a toujours. Le prix d’achat en tout premier, à compléter par le coût d’entretien, ou des consommables. Ensuite, à ne surtout pas négliger, la difficulté et le temps d’apprentissage, pour vous et pour les autres si vous ne travaillez pas seul. Le cas échéant, évaluez l’encombrement de l’objet et son impact sur votre environnement direct (bruit, vibrations, émanations…)
3) Évaluez les avantages économiques et pratiques de vous équiper. Le nouvel équipement est-il moins cher à l’usage que l’ancien qu’il remplace ? Vous fait-il gagner du temps ? Combien d’heures par mois (chiffrez !!!) ? Ne perdez pas de vue l’impact indirect.
Calculez alors le bénéfice temps/argent par la différence des avantages et inconvénients, en toute impartialité.
• Gain substantiel ? Foncez !!! :-)
• Bilan négatif ? Abstenez-vous !
• Bilan mitigé ? Bon, c’est le moment de revenir sur le point 1. Ce nouvel iPhone vous plairait-il tant que cela ? Seriez-vous rassuré de ne plus risquer une panne inopinée de ce vieil équipement ? Vos clients vous considéreraient-ils plus sérieusement si vous n’exposiez pas ces vieux ordinateurs jaunis par le temps ? Faites-vous plaisir, ça compte aussi.
Pour terminer sur un point aussi important, il ne suffit pas d’acquérir les bons outils. Encore faut-il les utiliser pleinement, et cela passe par deux notions essentielles :
1) Lisez le mode d’emploi, ou faites la formation que l’on vous propose. Si vous ne retirez pas la quintessence de votre nouveau jouet, vous ne maximiserez pas le bénéfice à en tirer et vous passeriez à côté de possibilités quasi magiques. Je me souviens d’un utilisateur de tableur qui reportait sur sa feuille de calcul les totaux effectués sur sa calculatrice !!! Il n’avait jamais lu le mode d’emploi et croyait que le tableur ne servait qu’à aligner correctement ses chiffres. Autant vous dire que la révélation que je lui ai faite m’a fait passer pour un dieu à ses yeux. :-D
2) Pour gagner vraiment du temps, évitez d’entraver le fonctionnement de votre outil. À titre d’exemple, si l’on « customise » son ordinateur à outrance (fond d’écran de 10Gb, méga-icônes en haute résolution et millions de couleurs, avec moult animations et sonorisation de chaque opération du système et autres gadgets inutiles, il ne faut pas se plaindre ensuite que l’ouverture d’un fichier prenne des plombes. Vos outils productifs sont là pour vous aider, alors respectez-les !
Pour plus d’info sur la gestion du temps et les voleurs de temps :
http://www.gagner-du-temps.eu
