Que ce soit pour assurer le processus de recrutement, pour faire un suivi des activités des salariés d’une entreprise ou gérer la rémunération, il faut traiter de nombreux dossiers administratifs. Pourtant, la gestion administrative nécessite des compétences dans le domaine. Avec l’important flux d’informations qu’il faut traiter et gérer, adopter une technique de suivi pour les dossiers est devenue indispensable. Dans la majorité des cas, les employeurs se concentrent vers la recherche de solution comme la création de dossiers personnels adaptés à chaque salarié. Il s’agit d’une technique qui permet de trouver des informations rapidement sur un salarié membre de l’entreprise. Mais, en quoi consiste le suivi administratif des dossiers du personnel ?
De quoi se compose le dossier d’un salarié ?
Par définition, le dossier du personnel se compose de plusieurs documents utiles pour la gestion, notamment d’un salarié. En créant un dossier pour chaque salarié, l’entreprise peut profiter d’informations à jour et optimiser sur chaque membre de son équipe. Le principal avantage d’avoir des dossiers du personnel, c’est de pouvoir reconnaître les nombreux talents et les gérer de manière efficace. Il faut noter que toutes les informations contenues dans le dossier d’un personnel restent confidentielles et archivées dans un support numérique ou sur papier.
Le dossier du personnel contient généralement toutes les données concernant un salarié. Ce dossier devient la carte d’identité d’un salarié vis-à-vis de son employeur. Le dossier du personnel se compose souvent de plusieurs documents comme :
- les résultats des divers tests effectués par un employé pendant sa présence dans l’entreprise ;
- les divers entretiens hebdomadaires ;
- le contrat de travail du salarié ;
- le document de candidature déposé par le salarié dans l’entreprise ;
- les modalités qui définissent le recrutement et la rémunération du salarié.
Adopter différentes modalités de conservation pour le dossier du personnel
Avec le dossier du personnel, les responsables de l’entreprise peuvent gérer leurs collaborateurs. Grâce à un dossier du personnel, une entreprise est capable de trouver le moyen d’assurer la gestion des ressources humaines. Avec les informations contenues dans ce dossier, l’entreprise peut mettre en place des politiques de gestion qui aident à suivre l’évolution des carrières. À présent, l’État n’impose pas l’élaboration et la gestion des dossiers de personnel. Pour avoir un aperçu des dossiers créés, l’entreprise peut choisir parmi les modalités de conservation.
Comme nous l’avons vu précédemment, le dossier du personnel doit être conservé pour garder la confidentialité des informations. Deux choix s’offrent à une entreprise pour la gestion des dossiers de son personnel. Premièrement, il y a le format papier qui est utilisé habituellement pour rédiger des informations et les préserver. Outre le format papier, l’évolution de la technologique permet désormais de réduire les tâches lors des traitements des informations. Étant donné que le traitement des informations doit se faire de manière légale, il est nécessaire de se conformer aux nouvelles technologies. Les tâches fastidieuses et chronophages que vous devez effectuer au quotidien pour la gestion de votre personnel peuvent se faire en quelques clics.
Bien organiser les dossiers du personnel
Après avoir étudié les techniques pour enregistrer les informations concernant le personnel d’une entreprise, il est important de procéder au classement des dossiers. Avez-vous fini de traiter les informations et les documents relatifs à vos salariés ? Vous devez penser à faire un classement de vos dossiers. Pour ce faire, vous pouvez choisir le classement par catégorie, par nom ou par poste occupé dans les enseignes d’une entreprise. Le concept de la dématérialisation des dossiers représente un avantage considérable pour un classement automatique. Avec l’utilisation d’un support informatique ou d’un logiciel de classement, vous pouvez éviter la perte de temps pour le suivi administratif.
