Chaque entreprise dispose de nombreux dossiers parmi lesquels certains documents doivent être archivés. Ces derniers ne sont pas utilisés fréquemment mais ne doivent pas être jetés. Où faut-il les mettre ? Il y a des organismes spécialisés dans l’archivage des papiers d’entreprises. C’est une solution fiable et pratique. Il suffit de louer un box et d’y mettre tous les archives. Au moment où un dossier est à récupérer, il sera plus facile de le repérer puisque dans le box, tous les papiers sont classés par nature et par ordre d’importance.
Le contrat de location
Le contrat de location d’un box d’archivage papiers mentionne le tarif de location, les engagements de la société de self-stockage, les droits du client. La durée de contrat n’est pas indiquée car ce type de service n’impose aucune durée. Le client pourra venir déposer les archives, signer le contrat, les récupérer à tout moment sans préavis. Le tarif de location sera calculé en prorata. Puis, différents modes de paiement sont proposées : par semaine, par mois, par trimestre ou par semestre. La société d’archivage prélèvera le montant qui lui est dû au moment convenu.
Un accès limité mais facile
Dans une entreprise, il y a plusieurs employés. Et chaque employé pourra accéder au box mais sous certaines conditions. Selon la nature de sa profession, il pourra venir récupérer ou déposer des dossiers dans le box à tout moment. Mais, pour garantir la sécurité et la confidentialité des archives, il faut qu’il sache quels sont les documents qu’il pourra consulter ou récupérer.
