On croit souvent à tort qu’un courriel est un moyen de communication rapide et facile et qu’il ne vaut pas la peine d’y mettre beaucoup d’énergie. Au contraire! Comme le dit le dicton «Les paroles s’envolent, mais les écrits restent». Il ne faut donc pas voir l’écriture de courriels professionnels comme une chose futile, mais plutôt comme un moyen d’asseoir notre crédibilité et nos relations avec nos partenaires et collaborateurs.
Astuces simples pour transformer un simple courriel en courriel efficace
D’abord, l’objet (sujet) du message. Il doit impérativement être clair et résumer l’essentiel du message. La raison est simple: une fois le message archivé, il sera bien plus facile de le retrouver pour s’y référer. Un titre clair pourrait être «Réunion d’équipe mardi le 21 septembre: documents à lire avant». Il répond aux questions qui, quoi et quand, en plus de laisser sous-entendre qu’il requiert une attention particulière de la part du destinataire en raison de l’échéance (avant le 21 septembre). Ensuite, la forme. Évitez d’utiliser plusieurs couleurs ou plusieurs types de fontes (polices de caractères) à l’intérieur du même courriel. Tenez-vous en à une fonte simple, telle Tahoma ou Arial. Si vous devez faire ressortir un détail, mettez-le en gras. De même, si vous adressez une partie de votre message à une seule personne, indiquez-le en gras (exemple: @Robert: Vérifier avec le fournisseur si nous recevrons bien toutes les pièces avant mardi.).
De la même manière que vous écrivez un texte en vous assurant que chaque paragraphe ne concerne qu’un seul sujet, un texte de courriel ne devrait comprendre qu’une seule idée par paragraphe. Non seulement cela rend-il l’écriture plus aisée, cela rend également la lecture beaucoup moins ardue.
La clarté: secret de la réussite!
Afin d’effectuer un suivi optimal de tous vos dossiers, il faut que les courriels soient clairs à la base et qu’ils n’abordent qu’un seul dossier! Quoi de plus mêlant que de recevoir un e-mail qui ne nous concerne qu’en partie et qu’en plus, cette partie soit mal identifiée? Et question de suivi et d’archivage, vous n’en serez que mieux organisé et gagnant sur toute la ligne! Relisez et relisez votre courriel! Trop souvent, on sent que les courriels qui nous ont été envoyés ont été bâclés ou rédigés à la hâte. Sans oublier le nombre de fois où l’on reçoit quelques minutes après un second courriel qui vient ajouter de l’information oubliée dans le premier ou encore corriger certains détails. Cela prouve qu’il y a un manque d’organisation et de concision de la part de l’expéditeur.
Maintenant, abordons quelques fonctions particulières de la messagerie. Le champ CCI est une abréviation de «copie conforme invisible», et permet d’envoyer un courriel à plusieurs destinataires sans que les adresses de tous soient visibles. La fonction «Répondre à tous» permettra alors de n’envoyer une réponse qu’à l’expéditeur ou aux expéditeurs compris dans le champ «De», évitant une confusion inutile. Quant au champ CC (copie conforme), il sert à envoyer de l’information à une personne afin qu’elle soit au fait de ce qui se passe dans tel ou tel dossier et ce, sans qu’elle n’ait besoin de répondre. Les autres destinataires sauront qu’elle aussi a eu l’information, évitant des répétitions et conversations inutiles.
Enfin, lorsque vous répondez à un courriel grâce à la fonction «Répondre», n’effacez pas le texte d’origine qui se trouve sous votre message. Il est là pour une raison: rappeler au destinataire ce dont vous aviez discuté précédemment!
Gérer des courriels: pas toujours évident!
Tous les milieux professionnels sont aujourd’hui touchés par les diverses problématiques liées aux courriels. Parmi elles, la gestion du très grand nombre de messages que nous recevons jour après jour. Outre les pourriels et autres offres publicitaires, certains d’entre eux sont nécessaires au bon déroulement de notre travail. Il devient donc primordial d’archiver nos courriels par sujet/dossier en créant un fichier pour chacun d’entre eux. De là l’importance de rédiger vos courriels selon la méthode un message = un client/dossier. De cette manière, vous trouverez dans le fichier de tel projet (ou de tel client) tous les courriels qui ont été envoyés depuis le début des échanges.
Comme on le voit, une gestion efficace des courriels est une question d’organisation!
