Microsoft Sharepoint est une plateforme collaborative qui permet la mise en place de solutions d egestion documentaire et de mise à disposition de l’information pour des collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires, etc.
Au travers de workflows et de bibliothèques, SharePoint permet d’organiser et de partager l’information mise en ligne, l’idée étant bien entendu d’améliorer d’une manière ou d’une autre la prise de décision et de faciliter le travail quotidien des équipes : on parle de travail collaboratif.
A cet effet, et selon les cas / besoins, on peut considérer Microsoft SharePoint comme :
- un outil de GED (Gestion Electronique des Documents)
- un portail d’entreprise (intranet ou extranet)
- un système de gestion de contenu
- une base de connaissances (documents, wikis, personnes, etc.)
SharePoint d’une point de vue utilisateur :
Il y a ici trois aspects à prendre en considération, et qui permettent d’analyser les éléments motivant la mise en place d’un espace SharePoint :
- temps : l’accès à l’information se fait 7/7, 24/24 grâce à leur mise en ligne sur le portail ;
- lieu : cet accès dès lors que l’on dispose d’une connexion internet (et encore, il y a des possibilités pour travailler hors connexion) + l’information n’est plus dispersée dans l’entreprise, mais partagée par tous (selon la gestion des droits) ;
- technologie : les fonctionnalités RSS, alertes, etc. permettent à l’utilisateur de rester connecté à l’information et d’être avertis des nouveautés / modifications.
SharePoint d’une point de vue administrateur :
Dans l’entreprise, la gestion documentaire sans outil relève du défi : multiplicité des versions / modifications, suppressions, erreurs, etc. la masse d’informations à traiter devient rapidement insurmontable. SharePoint permet la gestion de workflows avancés (publication, validation, etc.) et un versioning documentaire qui facilite ce travail de fourmi.
Par ailleurs la notion de stockage est à prendre en considération : la multiplicité des points de stockage contribuent lourdement à la fragmentation de l’information.
Concrètement, ces quelques points résument le point de vue administrateur quant à SharePoint :
- réduction de l’espace de stockage documentaire ;
- intégration des données ;
- contrôle des versions automatique ;
- intégration de processus métier ;
- intégration LDAP ;
- etc.
