Les téléconférences peuvent rapidement devenir complexes. Les problèmes de connexion, le manque de préparation et les distractions sont tous des éléments qui peuvent nuire au déroulement d’une discussion à distance.
C’est dans cette optique que nous vous présentons ce petit guide de survie. Voici donc 5 conseils pour réussir efficacement une téléconférence. C’est parti !
Équipez-vous d’un système de téléphonie IP
Quoi de mieux que de vous équiper d’un système téléphonique IP pour bien mener vos téléconférences! Non seulement ce type de système est branché directement à votre accès Internet haute vitesse, mais il permet aussi d’obtenir une foule de fonctionnalités.
En optant pour les services d’un fournisseur de téléphonie IP, vous pourrez rassembler tous les appareils de votre entreprise sur un même réseau et bénéficier d’un outil d’enregistrement des appels. De cette manière, vous pourrez réécouter vos discussions si vous oubliez des informations importantes.
Planifiez votre téléconférence
Avant d’effectuer un appel téléconférence, il est essentiel de bien se préparer. Une bonne planification vous permettra non seulement de bien mener la discussion, mais aussi d’éviter l’oubli de certains points importants.
En élaborant un plan de match qui couvrira les différentes étapes de l’appel, et en faisant parvenir un document aux personnes concernées, vous serez en mesure de réaliser une téléconférence efficace. Ce type de planification est une astuce pour gagner du temps précieux et pour éviter d’infliger un stress supplémentaire au sein des membres de votre équipe.
Désignez quelqu’un pour prendre des notes
Lors d’une téléconférence, vous devez désigner à l’avance quelqu’un qui devra prendre en note les éléments essentiels qui ressortent de la discussion. Tous les projets, les décisions, les actions ou les missions discutés durant l’appel doivent être retranscrits.
Ces informations recueillies permettront à la fois de faire un retour sur les éléments mentionnés, mais aussi d’envoyer un courriel de suivi aux personnes concernées, soit les clients ou les membres du personnel à distance.
Soyez énergique en tout temps
Bien que la téléconférence s’effectue par l’entremise d’un appareil technologique, il est important d’être énergique durant toute la durée de l’appel. Contrairement à une discussion en face à face, il est plus difficile de garder l’attention de l’interlocuteur en téléconférence. C’est pourquoi en adoptant une attitude positive et enthousiaste, vous pourrez instaurer un climat agréable lors de l’appel.
Ainsi, pour optimiser votre relation client à distance, il est préférable d’être dynamique. Parlez clairement, soignez votre timbre de voix, et le tour est joué !
Ne monopolisez pas la conversation
Comme lors d’une rencontre en personne, il est aussi important que la discussion soit partagée pendant une téléconférence. En effet, vous ne devez pas monopoliser la conversation et oublier votre interlocuteur à l’autre bout du fil.
Prenez soin de laisser parler chacune des personnes impliquées et préparez également une séance de questions afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
5 conseils faciles pour réussir votre téléconférence
Voilà ! Avec ces 5 conseils, vous avez les éléments-clés pour bien réussir vos téléconférences. En effectuant ces simples astuces, vous serez en mesure de gérer celles-ci haut la main ! Nous espérons que ces astuces vous seront bien utiles.
