Savoir comment choisir l’espace idéal pour un événement de votre entreprise est décisif pour que tout se déroule correctement, pour que les résultats soient positifs et préserver la réputation de votre entreprise. En effet, prendre soin du moindre détail en organisant un événement reflète les valeurs de votre entreprise,ainsi que le traitement que vous donnez à vos clients.
Les éléments clés pour choisir la meilleure salle
1. L’espace
Le plus important est que l’espace réponde aux besoins de votre événement. Ni trop grand ni trop petit. Vous devez disposer d’espaces différenciés pour établir les différents actes du programme (accueil des invités, célébration de l’événement, exposition de produits, buffet, etc.)
2. L’emplacement
L’emplacement est communément le facteur le plus important pour décider si une salle de
réunion convient et répond à vos besoins. Vous devez vous poser la question suivante : existe-t-il des transports en commun ou un bon parking ? Il est très important que personne ne se perde avant la célébration de l’événement.
3. La réservation
Quand vous choisissez l’espace dans lequel vous souhaitez organiser l’événement, commencez à réfléchir à la réservation. Le service client et le processus de réservation doivent faire la différence lors du choix de l’un ou de l’autre. Vous devez choisir un espace où le processus de réservation est facile et où le responsable des lieux est toujours à votre disposition pour vous aider en cas de questions ou de problèmes.
4. La logistique
Les aspects logistiques sont également importants car un éclairage adéquat, un son bien réglé et une température adaptée à la période de l’année et au nombre de personnes font la différence entre succès et échec. De plus, un détail tel que le Wi-Fi gratuit et à haut débit peut grandement influencer la diffusion et la portée de l’événement.
5. Places de parking
Les invités sont susceptibles de vouloir arriver à l’événement par leurs propres moyens. Cela vous oblige à réfléchir aux options de stationnement sur le site. Néanmoins, tous les espaces disponibles pour les événements n’incluent pas ce service, et vous devez donc trouver une solution.
Vous pouvez penser à plusieurs options :
- Réservez des places de stationnement dans un parking situé à proximité du lieu d’événement.
- Réservez un transport qui emmène vos invités sur le site de la célébration.
- Louez un service de voiturier.
6. Services et commodités
Lorsque vous serez à la recherche des espaces pour des événements, vous réaliserez que tout le monde n’offre pas les mêmes services. C’est l’une des raisons pour lesquelles vous devriez visiter plusieurs endroits jusqu’à ce que vous trouviez celui qui vous correspond le mieux à vos attentes. Aussi, vous voudriez peut-être savoir s’ils ont une cuisine, du personnel de nettoyage et s’ils ont des tables et des chaises. Ces détails pourraient être déterminants dans votre budget car ils peuvent être inclus dans les tarifs.
7. Réservez un budget raisonnable
Si vous voulez la salle parfaite, vous devez être prêt à payer le nécessaire. Car si vous établissez un budget réduit, des éventuelles irrégularités pourraient nuire à l’image de votre entreprise.
