Organiser un séminaire est une tâche complexe et fastidieuse qui nécessite assez d’attention. Cet évènement est un moment important pour partager des informations, prendre des décisions, et présenter de nouveautés. Vous devez donc bien le planifier afin qu’il soit inoubliable pour les invités. Retrouvez dans ce guide 4 astuces pour vous aider à réussir l’organisation de votre prochain séminaire.
Définir les objectifs et la cible de l’évènement
Pour faire réussir l’organisation d’un séminaire, il faut déterminer les objectifs à atteindre. En fonction de cela, l’évènement peut devenir un séminaire de formation, de motivation, ou de promotion. Pour définir les objectifs, il faut établir une liste des différents points à aborder.
Cela vous permet de vous retrouver toutes les fois où vous vous éloignez du sujet au cours de la discussion. De même, vous restez cohérent durant l’évènement et ne perdez pas de vue ses buts.
Par ailleurs, vous devez définir le public cible du séminaire. La nature du séminaire peut aussi varier en fonction des participants. Il peut devenir une rencontre pour collaborateurs, pour partenaires, ou pour les clients.
À la fin, assurez-vous d’avoir atteint tous vos buts et d’avoir donné une réponse à toutes vos préoccupations. Aussi, il faut vérifier si vous avez pris toutes les décisions importantes avant la clôture du séminaire. Ainsi, vous évitez d’autres planifications de réunions supplémentaires si vos objectifs ne sont pas remplis.
Choisir un thème et établir le programme du séminaire
Le thème et le programme du séminaire sont définis en fonction des objectifs et du public cible. Vous devez trouver un sujet qui retient l’attention et motive les participants à être présents. Vous pouvez adapter le thème à un dîner ou week-end tout en tenant compte des buts de l’évènement.
Par ailleurs, il faut définir soigneusement le programme précis du séminaire. Il faut aussi optimiser chaque minute pour mieux rentabiliser la durée de l’évènement. En effet, plus le séminaire est long, plus vous risquez de perdre l’attention du public.
De même, évitez de faire du séminaire un moment évènementiel trop concentré sur le travail. Assurez-vous qu’il y ait un équilibre entre les temps de pause, les détentes, et les activités. Vous devez, pour finir, partager le programme avec tous les participants.
Il doit contenir les horaires de toutes les activités (conférence, formations, conférences, débats) et celles des pauses. En établissant le programme, laissez également une marge de manœuvre pour les imprévus.
Créer un budget pour l’évènement
La mise en place du budget est un point très important pour réussir l’organisation de votre évènement. Vous devez définir un total de dépense pour le séminaire en répertoriant tout ce dont vous avez besoin. Il doit être créé en fonction des objectifs, de la cible, de la nature et du programme de l’évènement.
Selon le budget, vous pourrez choisir un lieu et faire un bon plan de communication autour du séminaire. Les dépenses doivent aussi inclure le service traiteur si nécessaire et les autres prestations dont vous aurez besoin.
Évitez d’être surréaliste dans vos envies lorsque le budget n’est pas élevé. Évitez de définir vos dépenses en fonction des contraintes que vous avez. Il vaut mieux négocier les avantages relevant d’un service dont vous avez besoin pour le séminaire plutôt qu’une réduction.
Fixer une date et un lieu pour le séminaire
Bien fixer une date pour votre événement est important pour s’assurer de la présence d’un maximum de personnes. Il faut donc prendre un jour en tenant compte de la disponibilité des participants. Évitez de prendre un jour férié, une journée de vacances, ou des week-ends. Cela peut risquer le succès de l’évènement.
Par ailleurs, vous devez bien réfléchir au type d’endroit souhaité pour votre évènement. Il faut déterminer ce que vous attendez du lieu afin d’affiner les recherches. Une maison d’hôtes serait idéale par exemple pour un séminaire de cohésion d’équipe.
Ensuite, sélectionnez un endroit en fonction de sa capacité d’accueil et sa facilité d’accès puis vérifiez sa disponibilité. Vous pouvez faire un repérage de l’emplacement pour en avoir une idée visuelle avant validation.
Cela vous permet de facilement vous projeter dans le contexte de l’événement à organiser. Enfin, lorsque vous trouvez le lieu idéal pour abriter le séminaire, demandez un devis. Il faut aussi verser un dépôt pour garantir la réservation après avoir signé le contrat de location.
