L’essentiel à savoir pour piloter votre association

Savoir gérer son association est un processus primordial qui contribue à votre réussite ainsi qu’au bon fonctionnement de l’association. Le monde associatif peut importe le secteur d’activité cherche de plus en plus à avoir un système d’information pour assurer une bonne gestion avec une saisie simplifiée. Le point préoccupant pour le bureau de l’association concerne la fiscalité, pouvoir établir un budget prévisionnel, gérer les encaissements, les relances et également la question de la cotisation et facturation. Utiliser un logiciel gestion association, vous fera gagner un temps fou. Car pour il vous aidera à gérer une association correctement et vous permettra d’enregistrer un gain de temps considérable, de simplifier le workflow, de gérer les alertes, les budgets, les adhésions, la vie associative et toutes autres formalités. 

De ce fait, vous attirerez un maximum de volontaires, de récolte de dons et vos événements associatifs seront parfaitement réussi et intégrateur ! 

Notre récapitulatif de la gestion associative :

1. Gestion associative : qui est impliqué ?
2. Trois démarches inévitables
   1. Organiser les assemblées générales 
   2. Rédiger les procès verbaux d’assemblée générale 
   3. Acquérir un agrément et des autorisations pour l’organisation de manifestations régulières
3. Comment fonctionne la gestion des finances ? 
   1. Ouvrir un compte bancaire réservé à l’association
   2. Est-ce obligatoire de tenir une comptabilité ?

Gestion associative : qui est impliqué ? 

Un organisme associatif collaboratif est géré par les membres du bureau qui est principalement composé d’un(e) : 

• Président,
• Vice-président,
• Administrateur,
• Secrétaire,
• Trésorier 

Même si généralement le président est le représentant de l’association, libre à vous d’attribuer les différents rôles à chacun afin de gagner du temps.

Trois démarches inévitables pour la gestion associative

Organiser les Assemblées générales

L’Assemblée générale va permettre aux dirigeants de discuter avec les membres de l’association autour des activités passées, présentes et futures avec une traçabilité. Elle va aussi prendre toutes les décisions administratives liées à l’association, à un projet associatif, les financements, à la gestion des ressources. Il en existe deux types, les Assemblées générales ordinaires (AGO) ou extraordinaires (AGE).

L’assemblée générale ordinaire va concerner les décisions prises relatives au fonctionnement quotidien de l’association. On peut y retrouver :

• La présentation du bilan annuel avec des indicateurs-clés,
• Les objectifs/projets annuels prévus ainsi que le budget, la gestion comptable,
• Une modification des statuts et pouvoirs (changement du bureau),
• Le choix de la somme des cotisations. 

L’assemblée générale extraordinaire est à caractère exceptionnel. En effet, elles sont prévues en cas de situation grave ou importante. On peut y retrouver : 

• L’élection d’un nouveau président,
• Le changement du siège social,
• Des modifications concernant l’objet de l’organisme associatif,
• Des votes pour la dissolution de l’association

Il est important de respecter les règles d’organisation des assemblées générales car si ça ne l’est pas, la justice annule la décision, ce qui n’est généralement pas bon signe 

Faites attention à bien :

• Respecter les procédures de convocation,
• Ajouter à l’ordre du jour les projets à voter sur le planning,
• Observer les modalités de quorum (nombre minimum d’adhérent présent pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer de façon collaborative) et de majorité.

Sachez que certaines décisions peuvent mener à un changement des statuts associatifs.

Rédiger les procès-verbaux

En effet, la rédaction d’un procès-verbal va pouvoir confirmer le respect des règles de l’assemblée générale selon les statuts. Il n’a pas pour objectif de retranscrire tout ce qui a été dit, il va simplement servir de compte rendu détaillé des échanges, des votes qui ont eu lieu au cours de l’AG. Il contient des infos comme le nom de l’organisme associatif, la date, l’heure, etc.

Obtenir un agrément pour l’organisation de manifestations régulières

Parfois pour pouvoir organiser un événement spécifique, il est nécessaire d’obtenir une autorisation. 

Il est possible pour un organisme associatif de percevoir un agrément préfectoral ou ministériel, ce qui est très intéressant puisque celui-ci marque la reconnaissance de l’engagement de l’association. Pour pouvoir le recevoir, l’organisme associatif doit : 

• Répondre à un objet d’intérêt général,
• Proposer un système de fonctionnement démocratique,
• Respecter des règles de manière à assurer la transparence financière.

S’ajoute à cela, des conditions parfois imposées par le ministère selon le domaine d’expertise.

L’agrément va généralement permettre de :

• Obtenir des subventions,
• Engager du personnel dans le cadre de contrats aidés ou CUI,
• Bénéficier d’exonérations en termes de cotisations sociales.

Comment fonctionne la gestion des finances ? 

Ouvrir un compte bancaire réservé à l’association

Dès l’organisme associatif créé, pensez à ouvrir un compte bancaire au nom de l’association pour votre programme de comptabilité et assurer des sauvegardes instantanées ! Tout sera présent sur ce seul et unique compte (dons, dépenses, etc.) c’est un outil de gestion clé-en-main et vous pourrez ainsi y voir beaucoup plus clair dans vos finances et la gestion du budget en quelques clics par rapport au prévisionnel estimé.

Même si cette démarche d’ouverture de compte n’est pas obligatoire, elle est fortement conseillée pour une gestion complète de votre plan comptable. En effet, on évite alors les flux anormaux sur les comptes en banque personnels, les détournements de fonds et l’abus de confiance. De plus, en ouvrant un compte bancaire vous disposerez de plusieurs moyens de paiements bien pratiques et simples d’utilisations. Que d’avantages !

Est-ce obligatoire de tenir une comptabilité ?

Il n’est pas imposé par la loi de 1901 de tenir une compta. Cependant dans certains cas, une comptabilité de trésorerie ou d’engagements devra être occupée.

Cela est obligatoire quand :

• Les statuts de l’association le prévoient,
• L’organisme associatif a un agrément administratif,
• L’organisme associatif bénéficie d’une aide publique par an au delà de 153.000€,
• Les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75.000€,
• L’organisme associatif est reconnu d’utilité publique.

Les associations désignées doivent :

• Bâtir un plan de compte sous forme d’un tableau de bord,
• Tenir un ou plusieurs livre(s) journal dans lequel les écritures sont enregistrées par ordre chronologique et tous les jours,
• Produire des factures d’association. 

Vous l’avez compris, bien gérer votre association c’est vous assurer performance et stabilité pour le maintien d’un bénévole. Vous gagnez du temps pour la gestion de projet alors à vous de jouer !