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Conseils pour organiser un événement en 2020

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Il semble qu’au fil du temps, les convives soient de plus en plus exigeants lors des événements. Si auparavant, une bonne ambiance et un bon repas suffisaient pour qualifier un événement de réussite, aujourd’hui, chaque détail compte, des petites décorations de table jusqu’à l’animation, sans oublier le fameux vin d’honneur. Comment faire alors pour mettre en place un événement et en mettre plein la vue aux invités ? Suivez ces conseils !

Définir un budget

Après avoir déterminé le type d’événement ainsi que la cible, essayez de définir un budget, même s’il est approximatif. Il vous permettra de facilement vous projeter. Le budget orientera aussi vos décisions, notamment sur la salle de réception et les différents prestataires. De plus, si vous vous chargez de l’organisation de l’événement sans aucune expertise, la définition du budget est d’autant plus importante.

En effet, les postes de dépenses sont très nombreux, à savoir la logistique, le traiteur événementiel, la location du lieu de réception, les hôtesses de l’événement, les assurances… Si votre budget est assez limité, essayez de vous renseigner sur les sources de financement extérieures possibles.

Conseil traiteur : pourquoi est-ce important d’en solliciter un ?

Que ce soit pour un mariage, un repas de famille ou un repas d’entreprise, solliciter un service traiteur reste la meilleure assurance pour servir un repas savoureux aux convives. Buffets froids, cocktails, repas assis ou plateaux-repas, un traiteur haut de gamme se chargera des réceptions de vos événements professionnels et de vos événements privés.

En effet, l’organisateur a tout intérêt à confier le repas à ce professionnel car il propose des prestations sur-mesure qui sauront répondre à vos attentes. Quel que soit le nombre de convives, il s’engage à servir des plats cuisinés variés avec des mets raffinés (foie gras, saumon fumé, salades pâtisseries…). Collaborant généralement avec des producteurs locaux, il se sert de produits frais et de saison pour satisfaire les particuliers et professionnels.

Aussi, pour un moment inoubliable, faites appel à un bon traiteur dans votre région. Pour trouver le meilleur prestataire, faites une demande de devis personnalisé et prévoyez une séance de dégustation pour s’assurer que les préparations culinaires soient à la hauteur de l’événement. Lire sur ce blog pour plus d’informations.

Constituer une équipe de choc

L’organisation d’événements est une tâche assez complexe. Pour que tout se mette en place à la date prévue, que ce soit à votre mariage ou un séminaire d’entreprise, tout le monde doit y mettre du sien. En revanche, il faut aussi attribuer une tâche spécifique à chaque membre de l’équipe. Selon l’envergure de l’événement, la désignation d’un chef de projet peut s’avérer nécessaire. Son rôle consistera à répartir les missions.

Choisir un lieu de réception idéal

C’est une étape essentielle car le lieu de réception est un grand facteur de réussite d’un événement. C’est pour cela qu’il doit être choisi très tôt. Pour un mariage, les futurs mariés réservent la salle un an à l’avance car les meilleurs endroits affichent toujours complets très tôt. Il existe différents types de salles parmi lesquelles choisir : restaurants, gîtes, salles atypiques…

Il est important de s’assurer que les commodités sont mises en place pour le confort des convives (parking privé, transports en commun à proximité, nombre de toilettes suffisant, cuisine équipée pour le chef de cuisine…). De même, veillez à ce que le lieu de réception soit facilement accessible. Il n’y a rien de plus décourageant pour les convives que de devoir assister à un événement qui se déroule à des milliers de kilomètres de la ville. Aussi, même si vous avez un coup de cœur pour une belle salle, mais qu’elle n’est pas idéalement située, choisissez-en une autre.

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